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企業の中での情報共有は難しい?---その1

「Web2.0」というキーワードの流行も手伝って、企業内でも「情報共有」みたいな言葉が飛び交うようになりました。おそらく、Web2.0で言うところの、「群衆の叡智」というところに刺激されたんだと思います。

僕のところの職場でも、そういうことを話題にすることが多くなったんですが、「情報共有」ということを考えていくうちに、企業、特に中~大企業の中では情報共有を推進するのは難しいのではと思い始めました。

1つは「個人の気質」の問題で、1つは「仕組み」の問題です。

「個人の気質」の方ですが、これは「○○の件について伝わっていなかった」とか「▲▲の情報が俗人化している」とか言う類の話。要はコミュニケーションをちゃんと取っていたり、ノウハウをドキュメントとして残しておけばそれほど大騒ぎしなくても言い類の話です。

「仕組み」の方は、そういう情報をどういう風に管理するのかという話。Notesなのか共有サーバのアクティブ・ディレクトリを利用するのか、WikiなのかBlogなのかSNSなのか、それらを併用するのか。

この2つのポイントから、どうすれば会社の中で情報が共有できるかを考えてみました。

「仕組み」の面から考えると、理想的には今のインターネットと同じ状況がそのまま小インターネット的な感覚で社内に存在するのが良いように思います。

会社内のありとあらゆる情報(Word、ExcelなどのOffice文書やメール、pdfやtextファイル、画像ファイルもすべて)にインデックスをはり、検索の対象にします。

社内で「○○について知りたい」と思ったら、検索用のテキストボックスに知りたい内容を入力して「検索」ボタンをクリックすると、その結果が一覧で表示されるのです。

さらに、社内にBlog(別にSNSでも良いですが)を導入して、全社員がBlogに日々の作業の記録をつづります。ただし、書き方は自由にさせて、書く内容も仕事のことにかぎらず、ある程度社員の裁量にまかせます。もちろんこのBlogも検索対象となります。

これで「○○の良いひな形が欲しい」と思った人は、検索欄に「○○ ひな形」と検索すれば、そのファイルが手に入り、「▲▲の情報が欲しい」と思った人は、同じようにして情報を得ることができます。

これって実はGoogleの発想なんですよね。前半のすべてのファイルを検索対象にする、というのはGoogleデスクトップですし、後半のBlogの話はGoogle社内の仕組みの話になります。

社内にGoogle検索サーバを導入して、社員が毎日Blogを書く会社。

ただし、この理想話には大前提があります。

「社内のすべての情報は、すべての社員が見ても良い」というのと、

「ほとんどの社員が積極的に情報を発信する社員である」というものです。

この2点の前提条件が中~大企業ではほぼ実現できないと思ったので、情報共有を推進するのは難しいのではと考えました。

なぜ実現できないのか。

(明日へ続く)

コメント (2)

tom:

大企業になるとすべての情報が共有できるわけではない。
だけど今は、別に共有しても構わない情報さえ公開されてない。

なぜだろう?

http://dev.chrisryu.com/2006/08/post_17.html
↑ここに少し書きましたが、
やはり人系の話だと思います。
下手なことして「情報流出」なんてことになったら嫌だと思っちゃうんじゃないですかね。
あとは、フィードバックがないからだと。
基本的な大企業社員のスタンスは「どれ使ってやろう」ですから、
「良かったよ」「使えるね」という正のフィードバックが出にくいですよね。