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くだらない会議の処方箋

ITmedia Biz.ID:第1回 会議の何が問題なのか?

記事中で挙げられている一般的な会議の問題が以下の4つ。

  • 会議が迷走する
  •  議論をしているうちに、そもそも議題が何であるのかが分からなくなり、やがて関係のない議題が絡まって、自分の話したいことを勝手に話し始めてしまいます。

  • 会議が決まらない
  •  結論があいまいで参加者の間でコンセンサスができていないために、次回の会議でまた同じ議題が取り上げられたり、認識の齟齬をめぐるトラブルが生じたりします。

  • 会議で決まったことが実行されない
  •  誰が誰にどのようなToDoを振ったのか、その期限がいつなのか、ということが明確にされないために、ToDoが実行されないままになり、次回の会議で同じようなToDoが再び発行されることになります。

  • 会議が長い
  •  会議が迷走したり、結論がなかなか出なかったりで、会議は予定時間を大幅に超えてしまいます。集中力がなくなるので、ますます会議の生産性が落ちてしまいます。

    どれも心当たりがあります。特に、3番目と4番目。

    3番目の「会議で決まったことが実行されない」というのは、会議の目的を「TODOを出すことだ」ということにこだわってしまうからかもしれません。

    ああだこうだ言い合って、頭が疲れてきた頃に、到底やれそうもないTODOを合意させられてしまい、結局できていない、とか。

    あと、会議が長いってのは、「15分で話をまとめて」と言っても、だらだら喋って時間をオーバーしてしまったりとか。何のための会議資料なのか分からなくなったり。

    そして恐ろしいのは、一回でもこういった会議を経験してしまうと、すっきりした会議をやったときに何か「物足りなさ」を感じてしまうというところにあります。

    「長いこと時間をかけてやる」=「建設的な意見が出る」と勘違いしてしまうんですよね。

    会議系の本や雑誌は何冊か読んでみましたが、なかなかこれというのがないですね。だからこそ、この連載には期待大です。

    まあ、会議に出席する全ての人が「この会議を有意義なものにしたい」と強く思わないかぎり、どんなメソッドを用いたとしても、会議が失敗する確率は高くなっちゃうのが現実なんですよね。